Diagrama de flujo

El diagrama de  flujo es definido como aquella representación gráfica del algoritmo o proceso. También se le suele conocer como diagrama de actividades o flujograma. A través de los diagramas de flujo se logra representar esquemáticamente las ideas y los conceptos en relación, donde generalmente se emplea a la hora de especificar de una forma gráfica los algoritmos. Con estos a la vez se llega a esquematizar conceptos relacionados con la economía, la programación, la psicología, los procesos tecnológicos y técnicos, la educación, etc.

Los flujogramas pueden ser aplicados a cualquier aspecto que integre el proceso, por tanto pueden partir desde el flujo de materiales hasta pasos mucho más complejos como el mantenimiento de un determinado producto.

A través de su uso se llega a conocer a simple vista el proceso de la realización de ciertas actividades, siendo esta una herramienta útil para llegar a entender de una forma correcta todas las fases de cualquier proceso y su funcionamiento.

Un flujograma o diagrama de flujo:

• Permite que los involucrados puedan llegar a un acuerdo sobre el método a usar para resolver los problemas, esto es posible porque se elabora de una forma visual.
• También logra identificar cualquier problema, delimitar tiempos, coordinar actuaciones y asignar recursos.
• Con este se establecen indicadores operativos; y permite dejar definidas las responsabilidades y las funciones que debe de asumir cada persona que interviene en el proceso.

Para que estos diagramas avancen satisfactoriamente deben de tener un camino que logra dar solución al problema planteado, este camino ha de mantener una secuencia que debe partir desde un punto de inicio a un punto final.

Para su elaboración lo primero que se debe de hacer es definir el propósito y el destino del gráfico, luego se ha de identificar las ideas principales, establecer los alcances y límites del proceso que se pretende detallar, luego se construye el diagrama y por último se titula.

Símbolos.

Entre los símbolos que más se suelen utilizar en los diagramas de flujo se encuentra el óvalo o elipse, que muestra donde comienza y acaba el diagrama; el rectángulo o caja, usado para definir las tareas o actividades.

También destaca el rombo, empleado a la hora de tomar una decisión; las flechas, que se encargan de reunir los símbolos uno a los otros; los símbolos de entrada y salida, con los cuales se representa las entradas que se necesitarán para realizar las tareas del proceso; y los conectores que muestran una conexión entre las partes del diagrama de flujo.

La importancia del diagrama de flujo.

Con el uso de los diagramas de flujo se logra definir cualquier representación gráfica sea de un procedimiento o de una parte de este.

Este llega a ser para muchas empresas uno instrumento de gran importancia a la hora de elaborar cualquier sistema o método.

Es gracias a estos diagramas que una organización o cualquier departamento logra visualizar aquellas actividades que no son necesarias y a la vez llegan a verificar si hay un correcto equilibrio en la distribución del trabajo, o sea, en la distribución del personal por departamento evitando así sobrecargar a un empleado con trabajo o de dejarlo con cierta holgura.

Tipos de flujogramas.

Los diagramas pueden ser matriciales y lineales. En los primeros los agentes que llegan a  intervenir se muestran en la cabecera del dibujo y cada una de las actividades desempeñadas está subordinada a ellos. Dicho diagrama se elabora de arriba a abajo, o se puede realizar de izquierda a derecha.

En el caso de los diagramas lineales todas las actividades a realizar se muestran en orden una debajo de la otra. Este es el ideal cuando los agentes en el proceso superan la cantidad de seis integrantes, sin embargo por su forma llega a ofrecer una menor cantidad de información.

Existen otros tipos de diagramas, como por ejemplo: el horizontal, donde la información se muestra de izquierda a derecha; el vertical que los datos van de arriba hacia abajo; el panorámico que muestra a simple vista la información; y el arquitectónico, que muestra una ruta sobre un determinado plano.

Ventajas de los diagramas de flujo.

A través de los diagramas de flujo se puede conocer la secuencia del proceso a trabajar, los responsables de su elaboración y las unidades involucradas, o sea, que se convierte en la representación pictórica o simbólica de un determinado procedimiento administrativo.

• Con su utilización se consigue una visión mucho más transparente del proceso, llegando a mejorar la comprensión.
• Permite una mejor identificación de los clientes.
• Estimula el pensamiento analítico.
• Brinda un excelente método de comunicación.
• Permite definir de una forma clara los límites de un determinado proceso.
• Facilita la aplicación y estudio de las acciones.
• Permite establecer el valor agregado.
• Facilita al máximo la identificación de los clientes.